Note: This page is written only in Swedish. 

Några synpunkter angående examensarbeten vid japanska företag och organisationer

1. Över 80 % av FoU i Japan bedrivs i privat regi, framför allt vid de stora företagen. Examensarbeten vid företag prioriteras av SJF före universitet vid f ö likvärdiga ansökningar om stipendier. Skälet till detta är att Sverige på lång sikt behöver förbättra sina företagskontakter i Japan. Stipendier ges dock även till vistelser vid forskningsinstitut och universitet.

2. En förutsättning för att få stipendium är att det går att påvisa att examensarbetet är genomförbart. Ett brev från mottagande företag/institution i vilket det framgår att sökande är välkommen är näst intill ett krav.

3. Sökande skall på egen hand etablera kontakt i Japan. Tillvägagångssättet kan vara att be en professor, lärare, japansk gästforskare eller företagsrepresentant i Sverige att skriva ett introduktionsbrev till några av sina etablerade kontakter. I brevet beskriver man vad man skulle vilja göra och vilken hjälp som önskas. Det är vanligt i Japan att gå via ombud när man söker kontakt. Sverige och Din högskola kanske är okända och det är då en fördel om någon japan förklarar att det är frågan om ett seriöst arbete som Du önskar utföra och att Du kommer från en högskola med gott anseende. Ett ombud kan också vara en god rådgivande och förklarande hjälp för bägge parter om problem uppstår eller en förhandling skall genomföras.

Ett sätt att föra diskussionen framåt med den japanska motparten kan vara:

a) introduktionsbrev eller kontaktmedling på annat sätt;
b) positivt svar från Japan;
c) studenten presenterar i skrift sig själv och i grova drag vilka ämnesområden som han/hon är intresserad av. Den japanska organisationen ombedes att ta preliminär ställning till om man kan ta emot sökande samt föreslå några projekt eller arbetsområden som man kan erbjuda sökande att deltaga i. Vidare bör den japanska organisationen vid lämpligt tillfälle tillfrågas om den kan hjälpa till att ordna bostad, gärna i en så vanlig miljö som möjligt (t ex personalbostad för ogifta, eller varför inte fråga om det finns möjlighet till s k homestay- bo i familj-, åtminstone del av tiden – det finns förmedlingsorganisationer i många kommuner/prefekturer). Eventuellt kan uppgifterna under pkt c) skickas tillsammans med introduktionsbrevet. Omständigheterna får avgöra detta.
d) Om svaret är positivt och acceptabelt projektförslag erhålls är den viktigaste delen avklarad. Nästa steg är finansieringen. I ansökan till SJF skall en kalkyl för vistelsen bifogas och det belopp som söks anges. Ungefärliga kostnadsnivåer är:
Flyg t o r Japan 10 000 kr
Transporter inom Japan 2 000 kr (obs sightseeing och långa resor i
arbetet kan tillkomma, det är dyrt att resa i Japan)
Försäkring 250 kr/mån
Fördyrade levnads-
omkostnader varierar från fall till fall (se nedan)

Den stora kostnadsposten kan vara bostad och mat. Vanliga bostäder i Tokyo och Osaka är extremt dyra. I Sapporo ligger nivån strax över motsvarande svenska hyror. Många studenter som gjort examensarbeten vid japanska företag har fått bo i företagets subventionerade personalbostäder för ogifta och äta i personalmatsalen. Kostnaden blir då mycket låg och ofta har företaget givit stipendiaten ett dagtraktamente som täckt kostnaderna för mat och husrum.

Vid universitets- eller institutionsvistelse kan man få hjälp av värdorganisationen att ordna studentrum i ungefär samma prisklass som i Sverige. Det är relativt billigt att äta på enkla japanska restauranger varför levnadskostnaderna inte behöver bli extremt höga, i bästa fall bara något högre än hemma. Erfarenheterna är att de ekonomiska villkoren vanligtvis är något bättre på företagen än vid universiteten.

Sammanfattningsvis är det således mycket viktigt att bostad och mat ordnas så att kostnaden blir låg.

4. SJFs erfarenhet är att japanska företag, organisationer och universitet är ganska positiva till att ta emot utländska studenter och man är, åtminstone vid de stora företagen, ofta angelägen om att bygga upp direkta kontakter med utländska universitet.

Ibland kan det vara möjligt att gå via ett svenskt företag som har affärer i Japan. Det kan emellertid vara känsligt för ett svenskt företag att be sin samarbetspart att ta emot en ung stipendiat. Det svenska företaget måst då vara berett att göra en gentjänst, t ex att ta emot en japansk student och det kan ge upphov till komplikationer, t ex om samarbetet är förenat med sekretessbelagt utvecklingsarbete. Det kan därför vara lättare och mer neutralt om kontakten etableras direkt mellan det svenska universitetet och den japanska organisationen. Därmed inte sagt att det är uteslutet att söka kontakt genom ett svenskt företag som är etablerat i Japan. Personer som har arbetat i Japan för svenska företag har ofta goda personliga kontakter som kan utnyttjas.

Japanska dotterföretag i Sverige blir i regel inte alls glada om de får förfrågningar från svenska studenter som vill göra exjobb på deras företag i Japan. Förklaringen är enkel: dotterföretaget i Sverige rapporterar till Europahuvudkontoret. Detta i sin tur hör organisatoriskt hemma under marknadsavdelningen eller affärsområdesledningen i Japan. Denna del av företaget har kanske svaga band till forskningsavdelningen eller personalavdelningen som kanske är den del som den svenske studenten egentligen vill ha kontakt med. Det kan t o m vara så att forskningschefen har större intresse av att bygga upp en värdefull personlig kontakt med en välkänd professor vid ett välrenommerat svenskt universitet än att göra tjänster åt marknadsavdelningen. Forskningsavdelningen är kanske också den mest engelskspråkiga delen av företaget och därmed enklast att ha att göra med. M a o det är bättre att gå direkt på den del av företaget som man vill ha kontakt med än att gå omvägar.

Många japanska företag har s k internship programs för utländska studenter, de stora företagen kanske tar emot några hundra varje år. Anledningen till att man har dessa program är dels att man vill bygga upp länkar till omvärlden och skapa good will. Men ännu viktigare är kanske att man genom att ta emot en utlänning ger många medarbetare möjlighet att komma i kontakt med en främlings sätt att tänka och vara. Internationaliseringsprocessen är prioriterad i Japan. Det är viktigt att förstå varför de japanska företagen tar emot en utlänning. Ägnar man detta en tanke blir det kanske lättare att förstå vad som förväntas av Dig som gäst.

Internshipprogrammen är etablerade och det har i flera fall lyckats för svenska studenter att på egen hand skaffa sig en praktikplats på ett japanskt företag. Detta har fungerat väl framför allt vid kortare sommarpraktik. När det är frågan om examensarbete är det självklart viktigaste att få exjobbet godkänt hemma i Sverige. Därför är det nödvändigt att den svenske handledaren är nära involverad i kontakterna med den japanska organisationen och med i processen när projektarbetets inriktning fastställs. Annars kan det bli problem vid hemkomsten till Sverige och arbetet i Japan kanske inte godkänns eller kan tillgodoräknas som planerat.

5. SJF anser att det är värdefullt att en stipendiat får vistas en längre tid vid en och samma arbetsplats i Japan. Det ger möjlighet till en fördjupad kännedom om arbetsförhållandena i landet, och vänskapliga relationer – som man kan ha nytta och glädje av många år framöver – kan etableras. Därför prioriterar SJF i regel långvariga vistelser vid en organisation framför s k intervjuundersökningar av flera olika japanska organisationer.

6. Svenska dotterföretag i Japan har under de senaste 20 åren besökts av många studenter som har kartlagt exportmöjligheterna till Japan mm. Flera dotterbolagschefer, handelssekreterare m fl som har ägnat svenska studenter mycket tid har erfarit att det ofta är samma allmänna frågor som återkommer år från år. Försök att ta reda på vad tidigare grupper har studerat (ofta finns reserapporter) och sök om möjligt definiera problemställningar som ger fördjupad eller ny kunskap om Japan. Det mesta är fortfarande outforskat – vad vet vi om revisionssystemet, avskrivningsregler, tullsystemet i jämförelse med det amerikanska eller europeiska, beslutsprocesser i socialsystemet mm? Tyvärr erhålls fortfarande alltför många ansökningar som avser ett par veckors studier av det japanska undret eller den japanska ekonomins struktur eller dylika frågor som inte ens professorer lyckas att tillfredsställande besvara under år av studier. Avgränsa och konkretisera!

7. Tekniker och naturvetare m fl arbetar efter samma naturlagar världen över. Det kan vara relativt lätt att rent tekniskt sett komma ingång med experimentverksamheten i ett japanskt laboratorium.

Samhällsvetare, psykologer m fl har i regel behov av att förstå den japanska miljön kring det problem som man skall studera. Vidare krävs ofta kunskaper i japanska språket, t ex vid intervjuer. Det kan därför vara en fördel om man kan komma in i en projektgrupp i Japan där man får hjälp av de andra projektgruppsmedlemmarna när det gäller tolkning. Inom ramen för projektet kan man som student kanske få göra en mindre delstudie.

Av ovanstående kan slutsatsen dras att det särskilt inom samhällsvetenskaperna, beteendevetenskaperna mm är viktigt att ha en svensk handledare som har tillräcklig förståelse av studieområdet i Japan. Diskutera noga med Din svenske handledare projektets uppläggning, genomförande, metoder mm så att ni är överens innan Du reser iväg till Japan och håll kontakt med vederbörande under vistelsen så att projektet kan anpassas om så skulle behövas.

8. Visum erhålls från japanska ambassaden, Gärdesgatan 10, 115 27 STOCKHOLM, tel 08-6630440 (tel tid 10.00-12.00), www.se.emb-japan.go.jp

Visum för arbete och studier tar ofta ganska lång tid att få och kräver att lokala myndigheter i Japan ger särskild godkännande. Det finns emellertid särskilt visum för exjobbare och praktikanter som inom ramen för sin utbildning vill vistas i Japan. Detta kan utfärdas av ambassaden i Stockholm utan att ansökan behöver skickas till Japan för godkännande. Man ansöker om visum för ”INTERNSHIP”. Handläggningstiden är normalt cirka två veckor om ansökan är komplett. Följande krävs: pass, passfoto, ifylld ansökningshandling, skäl till och plan för vistelsen i Japan, studieintyg samt rekommendationsbrev från lärare som visar att examensarbetet är en del av studierna, information om finansiering, villkor/inbjudan mm från Japan. Japanska ambassaden kan på egen hand utfärda visum för internship upp till 6 månaders vistelse i Japan. För ytterligare information v g kontakta japanska ambassaden. För kortare vistelse än tre månader behövs inte visum.

9. Inför avresan måste försäkringsfrågan lösas. Som svensk har man inte tillgång till fri sjukvård i Japan. Varje stipendiat ansvarar själv för att han/hon är försäkrad. Tidigare hade Folksam en särskild läkekostnadsförsäkring för studier utomlands, men denna lär ha avvecklats. Hör med med några försäkringsbolag eftersom kostnaden kan variera kraftigt mellan bolagen. I hemförsäkringen ingår ofta 45 dagars reseförsäkring. Vanligtvis ingår ganska mycket i denna (sjukvård, hemtransport, rättskydd, drulleförsäkring mm). Ett alternativ till en särskild sjukvårdsförsäkring kan vara att ta en omfattande reseförsäkring som komplement till hemförsäkringen. Kontrollera noga vad som ingår och under vilka premisser ersättning utgår.

10. Värt att beakta:
-som stipendiat i Japan är man representant för Sverige och sin högskola. Ett gott uppförande och välgjort arbete banar väg för nya stipendiater nästkommande år;
-räkna med långa arbetsdagar och emellanåt helgarbete;
-ha mycket tålamod, det kan ta tid innan man förstår varandra;
-vissa företag kan ha svårt att ta emot kvinnliga stipendiater. Orsaken kan vara att man saknar personalbostäder för kvinnor;
-om några sökande avser att göra examensarbete tillsammans vill vi ha en ansökan från varje person (även om ansökningarna blir likalydande).