Härnedan finner du FAQs gällande ansökan om stipendium hos Sweden-Japan Foundation.
PROCESSEN
1. Hur ansöker jag om stipendium hos SJF?
Du kan enbart skicka in en ansökan elektroniskt, via vår hemsida.
Klicka på knappen ”Till Ansökan” så slussas du automatiskt vidare till ansökningsplattformen https://apply.se/sjf
2. När kan jag skicka in ansökan?
För SJF egna stipendier: Varje år mellan 1 december och 31 januari året därpå
För SEL Internship: Mars 15- maj 31, och Juni 1 – oktober 15. Screening av ansökningar sker 1 juni och 15 oktober.
För SEL Fellowship: 1 maj – 30 juni.
3. Hur skapar jag ett konto på apply.se/sjf?
Du skapar ett konto genom att skriva in din epostadress och ett lösenord som du hittar på själv, och klickar på ”Registrera”.
Systemet skickar en aktiveringsmejl till den epostadress du angivit. Aktivtera ditt apply-konto genom att klicka på knappen i mejlet.
Problemlösning:
a. Jag fick ingen epost för att aktivera mitt apply-konto? Kolla din spamfilter.
b. Jag skrev klart min ansökan i apply.se, men jag kan inte skicka in den? Om du lämnat din ansökan ett tag, så kan du ha råkat ut för session-time out. Logga ut ur apply.se, och logga in igen. Apply.se-systemet spar all din information automatiskt, så du förlorar ingen information genom att logga ut.
c. Jag kunde inte logga in? Kolla att du stavat din epostadress och lösenord rätt.
4. Vad får jag använda för språk i ansökan?
Ansökan bör vara på svenska, men bilagor kan vara på engelska. Bilagor i andra språk, t.ex. japanska, måste översättas till svenska eller engelska om de ska beaktas.
5. Vem kan söka stipendium från SJF?
SJFs stipendier är enbart för individer (dvs inga organisationer). Sökanden kan vara antingen svenska medborgare, eller utländska medborgare med fast anknytning till Sverige.
6. Vilka bilagor kan jag bifoga till ansökan?
Betyg, CV, rekommendationsbrev, projektbeskrivning är bilagor som kan vara relevanta för din ansökan, beroende på ditt projekt.
7. Hur skickar jag in min ansökan?
Du kan fortsätta fila på din ansökan tills du skickat in den genom att klicka på knappen ”Skicka in”. Då låses ansökan.
Har du glömt något viktigt eller hittat ett misstag i din inskickade ansökan innan deadline, kan du kontakta SJFs kansli på [email protected] och be att din ansökan låses upp.
När ansökan är upplåst kan du arbeta med den igen och göra de ändringar/tillägg som behövs, och sedan måste du klicka på ”Skicka in” knappen innan deadline, annars syns inte din ansökan i systemet.
Efter deadline har passerats kan vi inte låsa upp din ansökan för tillägg.
När du skickat in din ansökan, kan du logga in i apply.se/sjf systemet igen och då ser du att under fliken Mina Ansökningar, att din ansökan har fått ett nummer och ikonen för ansökan har stängts. Ingen separat bekräftelsemejl skickas ut av systemet.
ANSÖKAN
8. Kan jag söka tillsammans med min kollega/kompis/partner på samma ansökan?
Nej. Alla medlemmar i ett och samma projekt bör skicka in ansökan var för sig, trots att ni jobbar ihop. Om du och dina kollegor söker stipendium för samma projekt, skriv alla sökandens namn under rubriken ”Övriga upplysningar” och i projektbeskrivningen.
9. Vilken epostadress ska jag använda, om jag har flera?
Välj den epostadress som kommer att vara aktiv när beslutsbreven skickas ut ca 2 månader efter deadline. Eftersom alla beslutsbrev skickas ut via epost, om du ändrar din epostadress p.g.a. flytt, giftermål, mm, se till att du informerar SJFs kansli på [email protected] om detta, så vi kan uppdatera informationen i systemet. Annars får du inga beslutsbrev från oss.
10. Vad ska jag skriva för Projekttitel?
För SJFs egna stipendier: Projekttiteln bör vara koncis, med några väl valda beskrivande ord. ”Utbytesstudier”, ”Studentutbyte till Tokyo” säger inte särskilt mycket, bättre då att skriva ”Kandidatutbyte till University of Tokyo”.
För SEL Internship: Skriv in titeln på det SEL projekt i utlysningen som du är intresserad av, t.ex. för 2026/2027 ”Development of an Accurate-Response Q&A System using Generative AI”
För SEL Fellowship: Skriv en titel som som summerar antingen 1) ditt eget forskningsprojekt och hur du vill genomföra detta tillsammans med SEL, eller 2) vilket av SELs forskningsprojekt du vill delta i. Notera att du kan skicka en intresseindikation även utanför ansökningsperioden till [email protected] för att ställa frågor innan en ansökan skickas in
11. Några tips om hur man skriver en bra projektbeskrivning?
För SJFs egna stipendier: Börja med kort sammanfattning av projektet så den som läser ansökan förstår snabbt vad du vill göra i Japan. Beskriv sedan detaljerna i projektet, antingen i rutan, eller i en bilaga.
För SEL Internships: Börja med en kort sammanfattning och beskriv sedan 1) vad du vill åstadkomma genom att delta i det SEL Internshipsprojekt du valt, 2) vad du anser gör dig kvalificerad att delta i projektet. Beskriv dig själv noggrant, varför vill du göra detta, varför just det projektet du nämner passar dig. Kolla profilkraven noga i projektbeskrivningen. Har du de kvalifikationer som krävs? Indikera när det passar bäst för dig tex ht 2026 eller vt 2027. Till slut är det SEL som bestämmer utifrån vad som passar dom bäst.
För SEL Fellowship: Börja med en kort sammanfattning och beskriv sedan i detalj antingen 1) ditt eget forskningsprojekt och hur du vill genomföra detta tillsammans med SEL, eller 2) vilket av SELs forskningsprojekt du vill delta i. Beskriv dig själv noggrant och varför vill du göra detta speciellt med SEL
12. Vad ska jag skriva i budgeten?
För SJFs egna stipendier: SJFs stipendium täcker kostnader för forskning eller studier i Japan. Exempel på kostnader som kan täckas är t ex: resa tur-och-retur, försäkring, vaccinationer, boende, mm. Räkna ihop kostnaderna (i SEK) och ange hur mycket du söker från SJF (OBS: du beviljas aldrig mer än det belopp du sökt från oss).
För SEL Internships och Fellowships: Du behöver inte skriva något eftersom allt finansieras så småningom av SEL
13. Vilka bilagor kan jag bifoga?
Apply.se/sjf kan enbart ta emot dokument i .pdf- eller jpeg-format, men inte hur stora som helst. Om din fil är för stor, spara om den i mindre format. Du får avgöra själv vilka bilagor som bäst kommer att stödja din ansökan. Studenter och doktorander bör bifoga betygsutdrag från högskolan, samt gymnasiebetyg (för kandidat och masterstudenter).
14. Kan jag nyttja fältet Övriga upplysningar för att bifoga länkar?
Under Övriga upplysningar kan du länka film- eller musikfiler som finns upplagda någon annanstans på internet. Eller om du har din egen website kan du skriva in adressen här.